A.
Pendahuluan
Keberadaan suatu unit
kerja, organisasi pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuannya
pada dasarnya menjadi tanggungjawab pimpinan organisasi yang bersangkutan. Perlu disadari bahwa
organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur penentu.
Salah satu unsur yang memegang peranan penting adalah unsur anggota organisasi
yang meliputi unsur pimpinan tertinggi, menengah , bawah sampai tenaga
pelaksana. Dari sekian banyak unsur anggota organisasi yang diharapkan menjadi
penyumbang jasa terbaik, terdapat satu profesi yaitu sekretaris. Sejauh mana peran keberadaan
sekretaris, antara lain akan dapat diketahui dari ruang lingkup tugas, wewenang
dan tanggungjawabnya.
Mulanya, sekretaris melaksanakan tugas-tugas
administratif terbatas seperti mengetik, menata arsip dan resepsionis. Dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini, disaat tugas pimpinan semakin
kompleks, berangsur meningkat pulalah tuntutan kemampuan kerja bagi seorang
sekretaris. Sekretaris yang kini sudah diakui sebagai profesi, diharapkan
mampu sebagai asisten administratif manajer atau pimpinannya. Selanjutnya, keberadaan
sekretaris tidak terbatas menangani kesekretariatan, melainkan memungkinkan
berperan sebagai pemimpin dalam kelompoknya, bahkan memimpin unit kerja
sekretariat. Keberadaan sekretaris
kadang-kadang muncul persepsi yang berbeda-beda, namun kenyataannya
sekretaris sudah diakui sebagai profesi.
B.
Pembahasan
Jabatan sekretaris merupakan jabatan
profesional yang bisa dikembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan
keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal.
(Rosidah, 2005,11).
Keterampilan-keterampilan
khusus yang diperoleh pada pendidikan formal di antaranya (akunting, pemrosesan
informasi, mengetik, menyimpan arsip, dan stenografi) merupakan keterampilan
yang harus dimiliki oleh seorang yang berprofesi sebagai sekretaris. Pendidikan
sekretaris saat ini merupakan salah satu jenis pendidikan bisnis, maksudnya
dapat berbentuk pendidikan setingkat college maupun diploma dengan
bentuk pendudikan vokasional.
Pendidikan
vokasional dalam bidang pendidikan bisnis merupakan jenis pendidikan untuk
menghasilkan tenaga administratif, salah satunya adalah sekretaris.
Perkembangan pendidikan vokasional jenis pendidikan bisnis di beberapa negara
maju saat ini memberikan keterampilan
kepada para peserta didiknya beberapa pengetahuan dan keterampilan.
Pendidikan formal saja masih dirasa
kurang cukup memperkaya pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan
pekerjaan perkantoran dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Untuk itu
seorang sekretaris harus memiliki pengalaman yang memadai sehingga sekretaris
menjadi lebih arif dalam menjalankan perannya tersebut. (Rosidah, 2005,11).
Profesi sekretaris merupakan profesi
yang menyenangkan karena mereka bekerja di kantor dengan ruangan yang nyaman
dan ber AC, dari segi penampilan pun seorang sekretaris dituntut untuk
berpakaian yang rapi serta menarik sehingga indah dipandang mata. Masyarakat
sering beranggapan bahwa sekretaris merupakan pekerjaan yang hanya berkutat
dengan urusan mengetik tetapi sebenarnya banyak keahlian dan keterampulan
lainnya yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Agar masyarakat tidak
terus menerus menganggap demikian, sebaiknya sekretaris sendirilah yang harus
menepisnya. Mereka harus bisa membuktikan kinerjanya bahwa mereka bisa
memberikan kontribusi yang nyata untuk perusahaannya.
Jalan untuk menjadi seorang
sekretaris tidaklah mudah, semuanya harus dimulai dari bawah. Ada pengaruh
nasib dan keberuntungan, tetapi sebenarnya yang sangat berpengaruh adalah
kemampuannya dan juga tergantung pada individu masing-masing dalam
mempersiapkan masa depan mereka. Berbagai tahapan harus dilalui seorang
sekretaris untuk menjadi profesional. Awalnya mereka harus menjadi sekretaris
yunior, sekretaris senior kemudian mungkin bisa naik lagi menjadi seorang general
manager. Semua tahapan itu akan menambah pengalaman dan juga keterampilan
seseorang untuk lebih meningkatkan kinerja yang selanjutnya,
Untuk mencapai puncak karirnya,
seorang sekretaris harus memiliki latar belakang pendidikan khususnya di bidang
kesekretariatan. Hal tersebut merupakan syarat utama untuk bekerja menjadi sekretaris. Untuk menunjang keterampilan,
rasanya masih diperlukan kursus tertentu. Juga bisa ditambah dengan mengikuti
seminar-seminar kesekretariatan, ataupun bergabung dengan ikatan sekretaris
Indonesia.
Dalam mengembangkan karirnya,
seorang sekretaris harus memiliki dedikasi yang tinggi. Mereka harus memiliki
kesadaran bahwa tanggung jawabnya lebih besar justru saat pimpinan sedang tidak
ada di tempat. Karena ia harus mempelajari materi yang sedang ditangani
pimpinan. Dedikasinya sangat penting sehingga tugas apapun yang dilimpahkan
bisa dikerjakan dengan baik.
Komunikasi dengan pimpinan juga
sangat penting, harus terjadi komunikasi dua arah. Contohnya dalam berdiskusi
dengan pimpinan, kemudian pimpinan akan memberikan pengarahan yang berhubungan
dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Mereka harus bisa terbuka dengan saran
dan kritik, baik itu sekretaris maupun pimpinan. Sehingga kan selalu ada
perbaikan untuk kinerja yang selanjutnya.
Bekerja di sebuah perusahaan sebagai
seorang sekretaris membutuhkan kemandirian yang besar. Misalnya membetulkan
printer yang rusak sesuai dengan kemampuannya. Kemudian seorang sekretaris yang
ingin sukses dalam bekerja dan bisa menikmati pekerjaannya, mereka harus
mempunyai relasi personal antara dirinya dengan pekerjaannya, mereka harus
mempunyai chemistry. Hal tersebut
akan menambah semangat dalam bekerja, dan mereka harus bisa menghargai
pekerjaannya.
Sekretaris yang baik dituntut mampu
berpikir kritis dan bertindak secara profesional. Profesional di sini maksudnya
adalah bekerja dengan sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalam job descriptionnya. Seorang sekretaris
mampu berpikir kritis jika mereka memiliki pengetahuan yang luas, baik dalam
bidang kesekretariatan maupun dalam bidang lain yang masih berkaitan dengan
profesinya maupun pengetahuan umum lainnya.
Sejauhmana tugas sekretaris secara
formal tergantung pada job/wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam
pelaksanaannya, pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal yang saling
berkaitan. Seorang sekretaris harus bisa menjalankan tugas dengan berbagai
keterampilan. Misalnya tugas seorang sekretaris dalam membuat surat, tentang
cara membuat surat yang baik, bahasa yang baik dan benar seperti apa,
sekretaris juga harus memiliki pengetahuan serta mampu mengoperasikan mesin
ketik maupun komputer.
Tugas sekretaris tidak lepas dari
bagian tugas pimpinan. Ada kalanya pimpinan mengundang bawahan untuk
menyelenggarakan suatu rapat, tetapi dalam waktu yang bersamaan mendadak
pimpinan mendapat tugas lain yang lebh penting. Dengan kondisi yang seperti itu
maka terpaksa pimpinan mengalihkan tugas kepada sekretarisnya. Kondisi tersebut
memaksa sekretaris untuk mampu melakukan komunikasi lisan dan keterampilan
berpresentasi.
Presentasi tidak hanya pada saat
rapat, tapi bisa juga pada kesempatan yang lain, misalnya saat berpidato,
menjadi pembawa acara, serta nara sumber dalam seminar. Agar sekretaris
mempunyai nilai lebih bagi pimpinannya, tidak salah jika keahlian itu juga
dikuasainya.
Sukses tidaknya seorang sekretaris
tidak saja ditentukan oleh keterampilan dalam melakukan pekerjaannya tetapi
ditentukan pula kerjasama dengan pimpinan. Agar dapat berperan bagi pimpinan,
sekretaris dituntut menguasai kecakapan perkantoran, mampu diserahi tanggung
jawab meskipun hal tersebut dilakukan tanpa pengawasan langsung dari pimpinan,
memiliki inisiatif serta mampu menilai keadaan kantor dan mengambil keputusan
yang perlu selama masih dalam area
wewenangnya.
Di samping itu sukses bekerja sama
juga dipengaruhi oleh sejauh mana ia mengenal watak pimpinan. Kemampuan bekerja
sama dengan orang lain merupakan aset yang berharga, untuk itu dibutuhkan
perasaan senang. Perasaan tersebut tergambar dari permukaan wajah yang dapat
mempengaruhi yang ada di sekelilingnya.
Dalam
hubungan kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam memberikan dukungan
semangat kerja pimpinan. Untuk itu sekretaris harus berusha mengenal
pimpinannya yang meliputi sifat pimpinan, adat kebiasaan, hobi serta kekuatan
dan kelemahannya, cara dan kemajuan kerjanya, apa yang diperlukan untuk
pekerjaannya, dsb. Dengan sikap kompromis, proaktif serta asertif, seorang
sekretaris akan dapat mengambil peran secara optimal dalam meringankan
pekerjaan pimpinan. Sikap positif sebaiknya dikembangkan untuk lebih dapat
mengefektifkan peran tersebut, sehingga akan diperoleh hasil yang memuaskan.
C.
Penutup
Ruang lingkup tugas pimpinan atau
manajer suatu organisasi atau perusahaan
cukup kompleks, meliputi tugas-tugas kepemimpinan yang merupakan tugas pokoknya, serta
tugas-tugas administratif sebagai penunjang tugas pokoknya tersebut. Pekerjaan
administratif atau pekerjaan kantor sebagai partner ideal pekerjaan operatif
cukup rumit dan banyak membutuhkan waktu penyelesaian. Dalam kondisi yang
demikian manajemen mutlak membutuhkan bantuan staf administratif yang handal, khususnya sekretaris yang
mempunyai keterampilan di bidang kesekretariatan.
Oleh karena itu, keberadaan
sekretaris sangat dibutuhkan untuk membantu dan meringankan tugas pimpinan,
dalam arti dapat menunjang kelancaran kerjanya, dan bahkan dapat berfungsi
sebagai manajer atau pimpinan suatu unit kerja sekretariat atau kantor.
Profesi sekretaris cukup prospektif
mengingat kesekretariatan sebagai sub system unit kerja organisasi atau
perusahaan cenderung diperlukan, apalagi di era persaingan bisnis yang semakin
tajam. Agar efektif dan efisien, para menejemen harus terfokus kepada tugas-tugas
manajerialnya, dibantu sekretaris yang secara professional menangani pekerjaan
administratifnya.
Untuk menjadi sekretaris juga
diperlukan spesifikasi khusus agar nantinya mereka bisa menjasi seorang
sekretaris yang profesional, yang tidak hanya pandai dalam bidang
kesekretariatan tetapi juga di bidang lain yang masih bersangkutan dengan
bidangnya. Juga diperlukan kemampuan interpersonal dalam melakukan
pekerjaannya.
0 komentar:
Posting Komentar